Die biz-on BUSINESS SOFTWARE® sorgt dafür, dass die geschäftlich relevanten Kontaktinformationen jederzeit vollständig zur Verfügung stehen.

Wenn Sie Briefe, Angebote oder anderen an einen bestimmten Empfänge gerichteten Schriftwechsel erledigen, steht Ihnen immer die aktuelle Adresse zur Verfügung. Ansprechpartner werden korrekt zugeordnet. Sie können sicher davon ausgehen, dass diese Adresse korrekt dargestellt wird (z.B. länderspezifisch) und dass die von Ihnen zugeordnete Ansprache (z.B. die des zuständigen Ansprechpartners) verwendet wird. Der gesamte Schriftwechsel wird in identischer Optik erzeugt, die Ihr Unternehmen unverwechselbar macht.

Zur Ausführung Ihres Schriftwechsels kommt Microsoft WORD® zum Einsatz. Damit nutzen sie die Kenntnisse und Erfahrungen der weltweit am weitesten verbreiteten Büro – Standardsoftware.

Im Bereich der Adressverwaltung werden auch die Emailadressen Ihrer Ansprechpartner gespeichert. Mit einem Mausklick aktivieren sie bei Bedarf die gewünschte Emailadresse, wechseln zu Microsoft Outlook®, erhalten sofort das bekannte Emailformular und nutzen das komfortable Handling, das diese Software bietet.

Weiter gespeichert werden die Rufnummern für die Telefon- und Faxverbindungen. In Verbindung mit einer entsprechenden Telefonanlage ist die biz-on BUSINESS SOFTWARE® in der Lage, gespeicherte Rufnummern direkt zu wählen. Dies ist ein besonderer Komfort, der gleichzeitig Wählfehler ausschließt und viel Zeit einspart.

Im Bereich der Adressverwaltung werden weiterhin Zusatzinformationen (z.B. Bewertungen) oder schriftliche Zusatzinformationen, die der jeweiligen Adresse direkt zugeordnet werden können, hinterlegt.

Das Attributesystem der biz-on BUSINESS SOFTWARE®macht das firmenspezifische Abwicklungswissen nutzbar. Als Attribute bezeichnen wir die anwenderspezifisch geschäftlich relevanten Daten (Bezeichnungen, Produkte, Werte, Bilder, Pläne, Termine, Benotungen etc.), die einer bestimmten Adresse direkt zugeordnet sind. Werden Attribute als Suchkriterien eingesetzt, können sie schnell große Datenmengen in individuell gestaltbare Suchraster einordnen. Damit wird wertvolles Firmenwissen gezielt nutzbar.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen speziellen Daten und Fakten, die zur Abwicklung der Geschäftsprozesse notwendig sind. Das Attributemanagement der biz-on BUSINESS SOFTWARE® ist so flexibel ausgelegt, dass es bisher allen diesen unterschiedlichen Notwendigkeiten ohne Einschränkung gerecht wird.

Folgendes Beispiel soll das Attributemanagement vereinfacht darstellen:

Ein Weinhandel hinterlegt zusätzlich zu den Adress- und Kontaktdaten bei seinen Kunden folgende Informationen als Attribute:

Attribut 1 = Kundenart (Ladenkunde, Abholer, Versandkunde)
Attribut 2 = Vorlieben (Rotwein, Weißwein, Rosé, Schaumwein jeweils ja/nein)
Attribut 3 = Bevorzugte Anbauländer (Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien, Übersee)
Attribut 4 = akzeptierte Preisklasse (bis 10 Euro, bis 20 Euro, über 20 Euro)
Attribut 5 = (Interesse Verkostung (ja/nein)

Will der Händler z.B. Kunden zu einer Verkostung für hochwertigen Champagner einladen, wird er zunächst nach der Postleitzahl der Adresse den Regionalbereich eingrenzen. Dann wird er das Attribut 1 Schaumwein „ja“, das Attribut 4 „über 20 Euro“ und das Attribut 5 Verkostung „ja“ als Suchkriterium bestimmen. Die Software wird ihm genau die Kontakte anzeigen, die die ausgewählten Kriterien erfüllen.

Im nächsten Bearbeitungsschritt würde der Händler die ausgewählten Adressen am besten in eine WORD® - Vorlage einfügen und hätte dann mit minimalem Aufwand ein Mailing erzeugt, das allen Ansprüchen gerecht wird.

Was hier im Beispiel dargestellt ist, lässt sich auf alle Geschäftsbereiche übertragen. Art und Anzahl der Attribute sind praktisch nicht begrenzt. So erzeugt der Einkauf Anfragen und Bestellungen, der Vertrieb verschickt Angebote, Einladungen oder Messekarten, die Personalabteilung gratuliert zur richtigen Termin zum Geburtstag, der Kundendienst informiert über Servicetermine oder verschickt Informationsmaterial, die Geschäftsleitung versorgt den Außendienst über Erfolgszahlen.

Daten und Fakten, die den Projektverlauf transparent machen und die gezielte Steuerung der Aktivitäten der Projektbeteiligenten unterstützen.

Ein qualifiziertes Projektmanagement schafft die Voraussetzungen, einen Projektrahmen zu definieren, die Projektvorgaben und Teilziele klar festlegen und verbindlich zu kommunizieren, den Projektverlauf zu jedem Zeitpunkt für jeden Projektbeteiligten transparent zu halten, Risiken rechtzeitig zu erkennen und zu behandeln und Zuständigkeit zu personifizieren.

Im Rahmen der biz-on BUSINESS SOFTWARE verstehen wir unter Projekten zeitlich begrenzte Arbeitsvorgänge mit bestimmten spezifischen Zielvorgaben, die sich in der Regel in einem vorgegebenen Kostenrahmen bewegen.

Mit der Durchführung eines Projektes kann eine einzige Person betraut sein, es kann aber auch eine große Gruppe Projektbeteiligten erforderlich werden, um eine bestimmten Aufgabenstellung zu realisieren. Wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt auf alle Informationen zugreifen können die sie benötigen, um ihren Beitrag zum Projekterfolg zu leisten.

Im Bereich „Projektmanagement“ stellt die Software eine Ausfüllmaske zu Verfügung, in der wichtige Projekt – Stammdaten, so z.B.:

• Projektnummer
• Bezeichnung
• Projektleiter
• Auftraggeber
• Projektart
• Projektbeginn / -ende
• Projektbeschreibung

angelegt werden.

Während der Projektlaufzeit speichert die Software unter den jeweiligen Ordnungspunkten die Einzeldaten der Projektabwicklung, so z.B.:

• Telefonliste
• Dokumente
• Aufträge
• Auftraggeber
• Projektorte
• Projektbeteiligte.

Wichtig ist, dass die Einzeldaten der Projektabwicklung automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet werden. Bei einem Dokument, z.B. einem Brief, erfolgt die Zuordnung dadurch, dass bei der Dokumentenerstellung das entsprechende Projekt ausgewühlt wird.

Die biz-on BUSINESS SOFTWARE stellt mit dem Projektmanagement ein besonders effizientes Organisationsmittel zur Verfügung. Werden die Projektdaten vollständig und zeitnah erfasst, steht allen Projektbeteiligten jede Information zu jeder Zeit zur Verfügung.

Neben vielen anderen Hilfsmitteln stellt Ihnen die biz-on BUSINESS SOFTWARE® auch ein Modul zur Verfügung, um ein qualifiziertes Ordnungssystem zu erstellen, das jedes Dokument nach Ihrer Unternehmensstruktur zuordnet. So findet z.B. die Geschäftsleitung, der Einkauf, die Buchhaltung oder die Personalabteilung schnell und sicher das passende Dokument, ob nun auf einen Brief, einen Vertrag auf ein anderes Schriftstück oder auch auf einen Plan zugegriffen werden soll.

Auch hier sind Sie an kein festes Schema gebunden und deshalb in der Lage, das Ordnungssystem ohne Programmieraufwand nach Ihren Vorstellungen und Notwendigkeiten zu gestalten.

Mit einem so speziell zugeschnittenen Ordnungssystem schaffen Sie die optimalen Voraussetzungen für eine transparente Abwicklungsstruktur in Ihrem gesamten Unternehmen und unterstützen damit Ihr Qualitätsmanagement.

Briefe, Protokolle, Projektdaten, Angebote, Aufträge, Verträge, externe Dokumente

Die biz-on BUSINESS SOFTWARE® optimiert die schriftliche Dokumentation Ihrer geschäftlichen Aktivitäten. Die Unterstützung der Software erstreckt sich auf den gesamten Abwicklungsumfang Dokumentenerstellung, automatische Speicherung und gezielter Zugriff auf den vollständigen gespeicherten Schriftwechsel einschl. externer Dokumente und Emails.

Dokumentenmanagement / Erstellung von Dokumenten

Hinzu kommen im wesentlichen folgende Programmfunktionen, so dass ein optimales Dokumentenmanagement entsteht.

Wird die Funktion „ein neues Dokument erstellen“ aktiviert und ein Dokumententhema (z.B. als Betreff eines Briefes) eingetragen, wird automatisch das Dokumenten- Erstellungsdatum und der Name des Erstellers eingesetzt.

Das Ordnungssystem bietet eine weiter Möglichkeit, eine Zuordnung für das zu erstellende Dokument zu schaffen. In diesem Ordnungssystem hat der Programmnutzer die Möglichkeit, seine Büroorganisation abzubilden – wiederum nach seinen individuellen Erfordernissen und Gegebenheiten und in eigener Zuständigkeit.

Eine einfache Struktur könnte darin bestehen, dass man zunächst nach Funktionsbereichen unterteilt (z.B. Geschäftsleitung, Produktion, Einkauf, Vertrieb, Personalabteilung, Buchhaltung) und dann weiter verfeinert, beispielsweise im Vertrieb nach Angeboten, Auftragsbestätigungen, Beratung, Reklamationsbearbeitung.

Eine weitere Qualifizierung kann erfolgen, indem das Dokument einem bestimmten Projekt (Auftrag) zugeordnet wird. Auch hier besteht die Möglichkeit der freien Gestaltung der Projektstruktur.

Der Dokumentersteller entscheidet, ob er einen individuellen Text schreiben will oder eine schon vorhandene Dokumentenvorlage nutzen. Ebenso entscheidet er, ob der Brief für einen Empfänger oder für beliebig viele Empfänger erstellt werden soll. Eine Unterscheidung in Einzelbrief / Serienbrief entfällt.

Falls sinnvoll und erforderlich kann aus dem Dokumententext zusätzlich ein Schlagwort gewählt werden, das bei einem späteren Zugriff auf das Dokument als Unterscheidungsmerkmal / Suchkriterium dienen kann.

Ist das Dokument auf diese Weise erstellt, erfolgt die Speicherung automatisch über das Dokumentenmanagement.

Die biz-on BUSINESS SOFTWARE® stellt sicher, dass auf jedes gespeichertes Dokument wieder schnell und einfach zugegriffen werden kann.

Der Zugriff kann über unterschiedliche Suchkriterien – auch in Kombination - erfolgen:

Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Handwerker, Berater, Mitarbeiter

Geschäftsadressen lassen sich mit der biz-on BUSINESS SOFTWARE® sinnvoll unterschiedlichen Gruppen zuordnen. Dadurch sind schnell zielgerichtete Zugriffe auf den Kontaktpool möglich, um z.B. Informationsmaterial zu versenden.

Die Gruppenverwaltung bringt klare Strukturen in Ihren Adressbestand. Die biz-on BUSINESS SOFTWARE® ist so aufgebaut, dass auch dieser Bereich genau nach den Anforderungen des jeweiligen Anwenders gestaltet wird.

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Die biz-on BUSINESS SOFTWARE® ist so programmiert, dass jeder Softwareanwender in der Lage ist, ohne Datenbank-Kenntnisse seine Strukturen selbst aufzubauen oder nach und nach zu verfeinern. Die Anpassungen, die vor Nutzungsbeginn vom Softwarelieferanten durchgeführt werden müssen, reduzieren sich dadurch auf ein Minimum. Das spart Zeit und Kosten und macht die Software unvergleichlich flexibel.

Eine erste Unterteilung der Adressen kann z.B. nach Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Handwerker, Berater, Mitarbeiter erfolgen. Jeder Softwarekunde wird dann für sich entscheiden, wie er die Gruppenaufteilung für seine speziellen Anforderungen ausbaut, erweitert oder verfeinert.

Soll z.B. eine bestimmte Kundengruppe Werbeunterlagen erhalten, verknüpft man diese Adressen mit wenigen Mausklicks mit dem entsprechenden Text- oder Bilddokument oder lässt sie auf Adressaufkleber drucken. So ist die Werbung in kürzester Zeit versandbereit.

In Verbindung mit den gespeicherten Emailadressen kann die Werbebotschaft auch auf diese Weise an die Kunden verschickt werden.